Les belles années du format XLS
Ce format XLS a été largement utilisé, voire vénéré dans les années 90 et début 2000. C’était le format par défaut des fichiers Microsoft Excel.
L’offre logiciel était moins développée qu’aujourd’hui, il y avait moins de logiciels CRM, de gestion RH, de facturation, de gestion commerciale… Il était courant de croiser des PME qui utilisaient Excel pour éditer les bulletins de paye, les devis, les factures, les ordres de fabrication, les bons de livraison…
Des milliers, des millions de fichiers XLS ont été créés, puis stockés dans les disques durs des entreprises, dans des disquettes puis des clés USB.
Apparition du format XLSX
Avec Excel 2007, d’énormes nouveautés sont apparues. Il a fallu plusieurs mois, plusieurs années pour que les utilisateurs d’Excel soient formés ou découvrent par eux-mêmes les formidables bouleversements qu’apportait cette nouvelle version 2007.
Le format XLS ne pouvait pas intégrer ces nouveautés, le format XLSX a alors fait son apparition avec Excel 2007.
Les plus grandes différences entre les formats XLS et XSLX
État des lieux en 2022
Aujourd’hui, les vieilles versions d’Excel ne sont plus utilisées, mais il existe encore et toujours des fichiers XLS. Pourquoi ?
Plusieurs causes :
1. Ce sont des fichiers très simples avec peu de calculs, sans liaison, isolés, qui n’ont pas besoin des nouveautés du format XLSX. Ils sont là depuis des années, des décennies et personne ne prend la peine de les convertir dans le format actuel XLSX.
2. Ce sont des fichiers très complexes avec des formules d’un niveau expert, des liaisons vers d’autres fichiers XLS, des macros écrits en VBA …
Comment convertir ses fichiers XSLX ?
Convertir un fichier XLS en XLSX n’est pas compliqué, la commande “Fichier/Information/convertir”va supprimer définitivement le fichier XLS au profit d’un nouveau fichier XLSX.
Il est plus conseillé d’utiliser la commande “Fichier/Enregistrer sous” puis de changer le format au profit de “Classeur Excel (*.xlsx)”, cette méthode conservera le fichier XLS d’origine au cas où.
Si la conversion de ces fichiers simples peut être rapide, accessible et sans impact majeur, migrer les fichiers complexes est trop souvent rebutant.
Les blocages de la conversion
1. Changer le format d’un fichier peut casser la liaison vers ce fichier. Le lien qui pointe vers ='Y:\Commun\Production\Atelier\[Ordonnancement.xls]Parametres'!$C$5 pourra renvoyer un message d’erreur lorsque le fichier« Ordonnancement » aura le format .xlsx.
2. Les macros écrites en VBA risquent de ne plus être compatibles avec le format XLSX
3. Faire évoluer ces vieux fichiers XLS et profiter des nouveaux outils XLSX nécessiterait de reprendre tout ou partie du fichier, de comprendre sa construction, de faire parfois du rétro-engineering et cela fait peur, car le risque de bloquer ou de fausser la production est bien présent. De plus, les personnes expertes d’Excel qui ont conçu ces fichiers au fil des années profitent maintenant d’une retraite bien méritée.
Il est triste de constater que trop d’utilisateurs laissent encore des fichiers XLS sur le réseau.
Au-delà de ne pas profiter des avantages du format XLSX, c’est un risque de découvrir ces fichiers XLS inutilisables à la suite d’une mise à jour logiciel ou matériel.
Pour conclure
Faire la chasse au fichier XLS pour les convertir en XLSX permettrait :
1. D’améliorer techniquement et visuellement ces documents
2. Les utilisateurs passeraient moins de temps dessus donc moins de fatigue
3. Moins de redondance de données donc moins de risque d’erreur donc moins de stress
4. D’augmenter la sécurité du réseau
5. De travailler à plusieurs en temps réel sur un même document…
Ce travail de migration doit être décidé, budgétisé, planifié puis exécuté par une ressource compétente, mais le ROI[1]est rapidement positif.
[1] Return On Investment ou Retour sur Investissement
L'explication vidéo
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